Aanleiding
MBO-instellingen hebben de opdracht om kwalitatief goed onderwijs aan te bieden, binnen de beschikbare budgetten. Velen herkennen de spanning die dit oplevert, tussen aan de ene kant de grote behoefte aan kwaliteit, en aan de andere kant de organiseerbaarheid, de betaalbaarheid, efficiency en effectiviteit. Een belangrijke vraag die bestuurders, managers en docenten momenteel bezighoudt is dan ook: Hoe kunnen we kwalitatief goed én betaalbaar beroepsonderwijs organiseren?

In antwoord daarop heeft MBO2010 aan Artefaction de opdracht verstrekt om de Onderwijscalculator te ontwikkelen. Met de Onderwijscalculator ontstaat binnen de instelling op alle niveaus zicht op de kosten van alle relevante activiteiten die nodig zijn om het onderwijs uit te voeren (binnen de nieuwe kwalificatiestructuur). Zo wordt het mogelijk om op basis van de doelstellingen en het onderwijsconcept van de instelling de kosten van onderwijs helder in beeld te brengen.

De Onderwijscalculator is bedoeld om in het spanningsveld tussen kwaliteit, betaalbaarheid en efficiëntie, bij het (her)ontwerp van onderwijsprogramma’s, een financiële reality check te kunnen uitvoeren. Kunnen we betalen wat we willen?

Het instrument is bedoeld als hulpmiddel bij dit keuzeproces. De ambitie van de ontwikkelaars is om zodoende ‘sturen op inhoud’ mogelijk te maken. Dit kan op verschillende manieren. Een teamleider kan nu zicht krijgen op de kosten van een nieuw opleidingsontwerp. Op sectorniveau kan de opleidingenportfolio in samenhang worden beoordeeld. En op CvB- niveau ontstaat de mogelijkheid om verschillende uitgewerkte scenario´s van het onderwijsconcept door te rekenen. Wat kost het eigenlijk als we willen dat iedere deelnemer meer individuele begeleiding krijgt? Hoeveel geld gaat er eigenlijk naar de uitvoering van de verschillende taakgebieden? Wat vinden we van de uitkomsten, gelet op de strategische koers die is gekozen? Voor dit type vragen biedt de Onderwijscalculator de nodige transparantie.

De totstandkoming van het model
De Onderwijscalculator is ontwikkeld door Artefaction (in samenwerking met bureau Het Zuiderlicht) in opdracht van MBO2010. Het onderliggende denkmodel is ontwikkeld in de periode van juni 2008 tot oktober 2008. Gedurende deze periode is intensief samengewerkt met een begeleidingsgroep waarin acht instellingen vertegenwoordigd waren, te weten zes ROC’s, één AOC en een vakschool. De begeleidingsgroep stond onder voorzitterschap van MBO2010. Tijdens het traject is tevens een aantal hoogleraren geïnterviewd, zodat ervaringen uit andere (publieke) sectoren benut kon worden.
De ontwikkeling van het model is gestart met het opstellen van een programma van eisen. Dit is vastgesteld in de begeleidingsgroep. Vervolgens is een prototype ontwikkeld waarin de belangrijkste functionaliteit was opgenomen. Dit prototype is uitgewerkt tot het uiteindelijke model in Excel, dat op 1 oktober 2008 gereed was en geaccepteerd door de begeleidingsgroep en MBO2010.

Vervolgens is een softwarebureau geselecteerd (Wisdom/Ordina) dat begin december 2008 de opdracht heeft gekregen om het model om te zetten in een gebruikersvriendelijke webapplicatie. Deze web-applicatie is op 1 maart 2009 opgeleverd. Vanaf deze datum is de Onderwijscalculator beschikbaar gesteld aan MBO-instellingen.

Het concept achter de Onderwijscalculator
De kern van ons denken is dat de nieuwe kwalificatiestructuur (en bijpassende onderwijsconcepten) door scholen concreet gemaakt (moeten) wordt tot op het niveau van activiteiten in het primaire proces. Zo is het waarschijnlijk dat andere keuzes in het primaire proces (in activiteiten, begeleiding, groepsgrootte, praktijkcomponent, mate van maatwerk etc.) leiden tot een andere samenstelling en een ander niveau van de kosten om dit primaire proces te kunnen uitvoeren.
Bij de ontwikkeling van de Onderwijscalculator is er voor gekozen om niet alleen te focussen op de activiteiten in het primaire proces, maar juist ook op een groot aantal gerelateerde taken zoals innovatie, scholing en professionalisering, contacten met het werkveld en maatschappelijke taken. Want de kunst is om niet alleen binnen maar ook tússen de verschillende taakgebieden onderbouwde keuzes te maken. Het is de vraag welke keuzes tot welke financiële effecten leiden. Met behulp van de Onderwijscalculator kan die vraag op alle niveaus in de organisatie onderbouwd worden beantwoord.

Het doorrekenen van onderwijsscenario’s
Momenteel zitten veel instellingen nog in een overgangsfase naar CGO. Binnen scholen geldt meestal dat onduidelijk is wat de toekomstige onderwijssituatie gaat kosten. ‘Budgetneutraal invoeren’ en ‘het moet gewoon passen’ zijn veelgehoorde uitspraken. Keuzes in activiteiten zijn bepalend voor de uiteindelijke kostprijs per deelnemer. Het maakt bijvoorbeeld uit of er veel aan individuele coaching wordt gedaan of dat coaching in groepen plaats vindt. Of in welke mate en op welke manier er sprake zal zijn van maatwerk. Of dat er naast docenten ook instructeurs en onderwijsassistenten worden ingezet.
Omdat het uitvoeren van een onderwijsconcept zich altijd vertaald in activiteiten die bepalend zijn voor de kosten per deelnemer is het mogelijk om in het model met verschillende keuzes te ‘spelen’. Door het invoeren van fictieve opleidingen of experimenteren met verschillende soorten activiteiten ontstaat meer zicht op de financiële (en organisatorische) gevolgen van keuzes.

Wat doen we met de overhead?
Het model is NIET bedoeld om een analyse te maken van de (centrale) overhead. Het idee hierachter is dat de kosten van deze activiteiten niet direct veranderen door andere keuzes in het primaire proces. Of het gaat om kosten die op een hoger niveau in de organisatie tot stand komen. Dit zijn bijvoorbeeld instellings brede kosten zoals bestuurslasten en de langlopende investeringslasten. Deze kosten zijn ontstaan door keuzes die in het verleden zijn gemaakt en zijn moeilijk te beïnvloeden op de korte en middenlange termijn (indirecte, vaste kosten). Het is wel mogelijk om de kosten van de overhead, via een integraal tarief, door te belasten naar de activiteiten die op de verschillende niveaus worden uitgevoerd. Zodoende kan het model werken met integrale kosten per activiteit.

Het model biedt WEL de mogelijkheid om van bepaalde activiteiten (die sterk aan het primaire proces gerelateerd zijn) die door de centrale diensten worden uitgevoerd, de kosten te verbijzonderen. Het gaat dan om activiteiten die sterk verband houden met onderwijs, bijvoorbeeld bpv-coördinatie, examinering en ontwikkelingsactiviteiten. Zodoende wordt het mogelijk om voor de gehele instelling een antwoord te krijgen op bijvoorbeeld vragen als: Wat zijn de kosten van examinering? Wat zijn de kosten van het organiseren van BPV? Wat zijn de kosten van verschillende maatschappelijke taken die wij als instelling uitvoeren?

Het belang van een gemeenschappelijke taal
Met behulp van de Onderwijscalculator is het mogelijk om door de hele instelling vergelijkingen te maken tussen opleidingen, teams en sectoren. Om deze vergelijkingen zinvol te kunnen maken, moet er eenduidigheid bestaan over de invoer.

Als we het hebben over een coach, wat wordt hier dan onder verstaan? Is een uur een lesuur of een klokuur? Welke activiteiten vallen binnen het taakgebied ‘voorbereiding en nazorg’? Dit kan soms sterk verschillen per team of sector. Om de interne dialoog en onderlinge vergelijkbaarheid te bevorderen is het noodzakelijk om afspraken te maken over de definities die gebruikt worden in het instrument. De Onderwijscalculator probeert hiermee de complexiteit terug te brengen tot een aantal herkenbare definities en begrippen.

Intern stuurinstrument
De Onderwijscalculator is nadrukkelijk bedoeld als intern stuurinstrument en niet als extern verantwoordingsinstrument. Het instrument is niet bedoeld om verantwoording af te leggen aan externe partijen of om gegevens aan te leveren voor benchmarking.

Dit uitgangspunt is ook consequent uitgewerkt in zowel de opbouw van het instrument als in de manier waarop de afspraken over het gebruik en het beheer zijn vastgelegd. Elke instelling heeft alleen de beschikking over haar eigen gegevens, er is geen overkoepelende gebruiker die in de database vergelijkingen kan maken tussen de instellingen